Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Dosunus Oy/Gaudio LKV                 TIETOSUOJASELOSTE 30.5.2022

Tietosuojalain ja Euroopan Unionin yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679/EU) mukainen yhdistetty tietosuojaseloste ja informointiasiakirja.

  1. REKISTERINPITÄJÄ

Dosunos Oy, y-tunnus 3022490–2

Merikatu 5

00140 Helsinki

  1. REKISTERIN NIMI JA TIETOSISÄLTÖ

Dosunos Oy/Gaudio LKV asiakasrekisteri (”Asiakasrekisteri”).

  1. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN OIKEUSPERUSTE

3.1 Yleistä henkilötietojen käsittelystä

Asiakasrekisterin henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan tietosuojalakia ja muita kulloinkin voimassa olevia henkilötietojen käsittelyä koskevia lakeja, asetuksia, määräyksiä ja viranomaisohjeita. Henkilötiedolla tarkoitetaan tietoa, joka on yhdistettävissä tiettyyn henkilöön. Tässä asiakirjassa kuvataan tarkemmin henkilötietojen keräämistä, käsittelyä ja luovutusta koskevat menettelytavat, sekä asiakkaan oikeudet.

3.2 Henkilötietojen keräämisen tarkoitus

  1. a) Sopimussuhde

Asiakasrekisterin käyttötarkoituksena on:

  • sopimussuhde toimeksiantajaan (myynti, osto, vuokraus, arviointi ja asiantuntijapalvelu) ja
  • toimeksiannon suorittamiseen liittyvä suhde toimeksiantajan vastapuoleen;

Tietoja voidaan kerätä myös esim. asuntoesittelyissä läsnä olevilta henkilöiltä ja muillakin tavoilla

mahdollisten asiakkaiden kiinnostusten kohteiden selvittämiseksi tai myöhemmän asiakassuhteen

perustamiseksi tai palvelujen tarjoamiseksi ja palvelujen markkinointiin.

  1. b) Kiinteistönvälitysliikkeitä koskeva lainsäädäntö

Välitysliikkeen tulee mm. pitää toimeksiantopäiväkirjaa, johon kuhunkin toimeksiantoon liittyvät henkilö-, kohde- ja tapahtumatiedot asiakirjoineen tallennetaan (”Toimeksiantopäiväkirja”).

  1. c) Rahanpesun lakisääteinen valvonta

Asiakkaan tuntemistietoja ja muita lain mukaisia henkilötietoja tallennetaan rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä annetun lain 444/2017 (”Rahanpesulaki) mukaisesti.

  1. d) Suostumukseen perustuva tietojen tallentaminen

Rekisterinpitäjä pyytää asiakkaalta erikseen suostumuksen henkilötietojen tallentamiseen, käsittelyyn ja säilyttämiseen, mikäli muut perusteet eivät täyty ja henkilötietojen tallentaminen on tarpeen toimeksiannon toteuttamiseksi.

  1. e) Tietojen käyttötarkoitus

Asiakasrekisterissä olevia tietoja voidaan käyttää seuraaviin pääasiallisiin tarkoituksiin:

  • asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen
  • palveluiden tuottaminen, tarjoaminen, kehittäminen, parantaminen ja suojaaminen
  • laskutus, perintä ja asiakastapahtumien varmentaminen
  • mainonnan kohdentaminen
  • palveluita koskeva analysointi ja tilastointi
  • asiakasviestintä, markkinointi ja mainonta
  • palveluihin liittyvien rekisterinpitäjän ja muiden toimeksiantoihin liittyvien henkilöiden ja tahojen
  • oikeuksien ja/tai omaisuuden suojaaminen ja turvaaminen,
  • rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden hoitaminen, sekä
  • muut vastaavat käyttötarkoitukset.

3.3 Seuraamukset tietojen saamatta jäämisestä

Mikäli rekisterinpitäjä ei saa kohdissa 3.2 a), b) ja c) tarkoitettuja tietoja, asiakassuhdetta ei voida aloittaa eikä jatkaa.

  1. ASIAKASREKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Toimeksiantopäiväkirjassa ja sen liitteissä voidaan käsitellä, seuraaviin ryhmiin kuuluvia

tietoja:

  • asiakkaan perustiedot, kuten koko nimi, osoite, kieli
  • omasta tai yrityksen puolesta toimivan henkilön henkilötunnus ja yritystunnus
  • laskutukseen liittyvät tiedot
  • asiakkuuteen ja sopimussuhteeseen liittyvät tiedot, kuten
  1. asiakkaalle tarjotut palvelut
  2. ostotarjouksen tekopäivä ja sen hyväksymisen päivämäärä,
  3. vuokra- tai kauppasopimuksen tekopäivä
  4. kohdetiedot, välityspalkkio, palvelun myyjätiedot sekä muut vastaavat tiedot
  5. lupatiedot ja kiellot, kuten suoramarkkinointiluvat ja -kiellot
  6. mielenkiinnon kohteet ja muut asiakkaan itse antamat tiedot
  7. palvelujen muut tapahtumatiedot
  8. reklamaatiot ja niiden käsittelytiedot
  9. vuokralaisen luottotiedot ja muut taloudelliset tiedot vuokranmaksukyvyn arvioimista varten

Rahanpesulain valvontaa koskevissa rekisteritiedoissa voidaan käsitellä, seuraavia asiakkaaseen liittyviä tietoja:

  1. nimi, syntymäaika ja henkilötunnus
  2. edustajan nimi, syntymäaika ja henkilötunnus
  3. oikeushenkilön täydellinen nimi, rekisterinumero, rekisteröimispäivä ja rekisteriviranomainen
  4. oikeushenkilön hallituksen tai vastaavan päättävän elimen jäsenten täydelliset nimet, syntymäajat ja kansalaisuudet
  5. oikeushenkilön toimiala
  6. tosiasiallisten edunsaajien nimi, syntymäaika ja henkilötunnus
  7. henkilöllisyyden todentamisessa käytetyn asiakirjan nimi, asiakirjan numero tai muu tunnistetieto ja myöntäjä taikka kopio asiakirjasta tai jos asiakas on etätunnistettu, tiedot todentamisessa käytetystä menettelystä tai lähteistä
  8. tiedot Asiakkaan toiminnasta, liiketoiminnan laadusta ja laajuudesta, taloudellisesta asemasta
  9. perusteet liiketoimen tai palvelun käytölle ja tiedot varojen alkuperästä sekä muut Rahanpesulain 4 §:n 1 momentissa tarkoitetut asiakkaan tuntemiseksi hankitut tarpeelliset tiedot – Rahanpesulain 4 § 3. mom. mukaiset varojen alkuperän selvittämiseen liittyvät tiedot, ja 13 §:n mukaiset poliittisesti vaikutusvaltaiseen henkilöön liittyvän tehostetun tuntemisvelvollisuuden täyttämiseksi hankitut välttämättömät tiedot
  10. ulkomaalaisen asiakkaan, jolla ei ole suomalaista henkilötunnusta, osalta tieto asiakkaan kansalaisuudesta ja matkustusasiakirjan tiedot
  1. TIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Toimeksiantopäiväkirjan tietoja säilytetään kymmenen (10) vuotta toimeksiannon päättymisestä.

Rahanpesulain mukaisia tietoja säilytetään viisi (5) vuotta, jollei kyseisten tietojen edelleen säilyttäminen ole tarpeen rikostutkinnan, vireillä olevan oikeudenkäynnin taikka rekisterinpitäjän tai sen palveluksessa olevan oikeuksien turvaamiseksi. Tietojen ja asiakirjojen edelleen säilyttämisen tarpeellisuus tutkitaan tällöin viimeistään kolmen (3) vuoden kuluttua edellisestä säilyttämisen tarpeellisuuden tarkistamisesta. Muut henkilötiedot poistetaan sen jälkeen, kun henkilötiedon säilyttämiselle ei enää ole tarvetta. Mikäli henkilötietojen kerääminen ja säilyttäminen on perustunut ainoastaan asiakkaan suostumukseen, poistetaan henkilötiedot tämän pyynnöstä.

  1. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Henkilötietoja kerätään asiakkaalta toimeksiantosopimuksen, osto- tai vuokratarjouksen ja muiden

toimeksiantoon liittyvien tapahtumien, selonottovelvollisuuden täyttämisen ja asiakirjojen laatimisen

yhteydessä, rekisterinpitäjän palveluita muutoin käytettäessä tai muutoin suoraan asiakkaalta esimerkiksi asunto- ja kohde-esittelyissä. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös esim. isännöitsijätoimistoista, väestörekisteristä ja muista viranomaisrekistereistä sekä luottotietorekistereistä. Suostumukseen perustuvat tiedot kerätään suoraan asiakkaalta tai hänen suostumuksellaan viranomaisen tai kolmannen tahon ylläpitämistä rekistereistä tai lähteistä.

  1. TIETOJEN LUOVUTUS

Rekisterinpitäjä voi luovuttaa henkilötietoja voimassa olevan lainsäädännön sallimisissa ja velvoittavissa rajoissa, sekä osapuolten välisen sopimuksen toteuttamiseksi tai asiallisen yhteyden täyttyessä. Henkilötietoja voidaan luovuttaa siten esimerkiksi aluehallintovirastolle ja muille viranomaisille, kaupanteon yhteydessä kaupan osapuolten pankeille ja toimeksiannon eri vaiheissa mm. isännöitsijälle ja maanmittauslaitokselle.

Tietoja ei säännönmukaisesti siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Siirto EU:n ulkopuolelle voi kuitenkin väliaikaisesti tapahtua erilaisten pilvipalvelujen käyttämisen yhteydessä, kuten esim. OneDriven, iCloudin tai Dropboxin yhteydessä.

Viranomaisille tietoja luovutetaan lain edellyttämissä tapauksissa.

Kauppahinta- ja kaupan kohteen muita tietoja luovutetaan lisäksi Kiinteistönvälitysalan Keskusliitto (KVKL) ry:lle, jossa tiedot tallennetaan kiinteistönvälittäjien käyttämään KVKL:n hintaseurantapalveluun (HSP) palvelun edellyttämässä laajuudessa. HSP:sta tietoja voidaan luovuttaa edelleen HSP:n asiakkaille.

Rekisterinpitäjän tietohallinnon ulkoistamisen yhteydessä henkilötietojen käsittelyä voi tapahtua myös rekisterinpitäjän alihankkijoiden toimesta rekisterinpitäjän lukuun. Alihankkijoita voivat olla esim. kiinteistönvälitysjärjestelmien ja markkinointijärjestelmien palveluntarjoajat sekä asuntojen myynti-ilmoitusportaaleja ylläpitävät tahot.

  1. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

Rekisterin käyttöoikeus edellyttää asiakasrekisterin pääkäyttäjän myöntämää käyttäjätunnusta.  Ainoastaan niillä rekisterinpitäjän työntekijöillä ja alihankkijoiden työntekijöillä on pääsy tietoihin, joille se on työhön liittyvien tehtävien hoitamiseksi tarpeellista. Tiedot kerätään palvelun tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin suojattuja. Tietokannat sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta määritellyt henkilöt.

Siltä osin, kuin henkilötietoja käsittelee rekisterinpitäjän lukuun alihankkija, on rekisterinpitäjän ja alihankkijan välisillä sopimuksilla huolehdittu asianmukaisten suojatoimien järjestämisestä ja varmistettu, että henkilötietojen käsittely täyttää tietosuojalainsäädännön vaatimukset.

  1. ASIAKKAAN OIKEUDET

9.1 Tietojen tarkastaminen, saaminen ja siirtäminen

Asiakkaalla on oikeus tarkastaa ilmoittamalla rekisterinpitäjälle kirjallisesti, mitä häntä koskevia tietoja on tallennettu Asiakasrekisteriin. Asiakkaalla ei kuitenkaan ole oikeutta tarkastaa rahanpesulaissa säädetyn ilmoitus- tai selonottovelvollisuuden täyttämiseksi hankittuja tietoja. Tietosuojavaltuutettu voi kuitenkin asiakkaan pyynnöstä tarkastaa näiden tietojen käsittelyn lainmukaisuuden. Rekisterinpitäjä toimittaa edellä mainitut tiedot asiakkaalle 30 päivän kuluessa tarkastuspyynnön tekemisestä.

Asiakkaalla on oikeus saada häntä koskevat itse toimittamansa asiakastiedot siirretyksi kolmannelle osapuolelle jäsennellysti ja yleisesti käytössä olevassa koneellisesti luettavassa muodossa. Rekisterinpitäjä säilyttää kuitenkin siirretyt tiedot tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

9.2 Virheellisen tiedon oikaiseminen

Asiakkaalla on oikeus oikaista itseään koskevia henkilörekisteriin tallennettuja tietoja siltä osin kuin ne ovat virheellisiä.

9.3 Tiedon käsittelyn vastustaminen tai rajoittaminen ja tiedon poistaminen

Asiakkaalla on oikeus vastustaa häntä itseään koskevia tietojen käsittelyä suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta ja rekisterinpitäjän liiketoiminnan kehittämistä varten sekä rajoittaa häntä koskevien tietojen käsittelyä, sekä oikeus saada häntä koskevat jo rekisteröidyt mainittuun tarkoitukseen tallennetut henkilötiedot poistetuksi, vaikka peruste tiedon käsittelylle muutoin olisikin.

9.4 Suostumuksen peruuttaminen

Mikäli rekisterissä oleva tieto perustuu asiakkaan antamaan suostumukseen, on suostumus koska tahansa peruutettavissa ilmoittamalla tässä selosteessa mainitulle rekisterinpitäjän edustajalle. Pyynnön perusteella poistetaan kaikki ne tiedot, joita ei ole säilytettävä, tai voida säilyttää, lain tai muun tässä tietosuojaselosteessa mainitun perusteen nojalla.

9.5 Erimielisyydet

Asiakkaalla on oikeus saattaa asia Tietosuojavaltuutetun käsittelyyn, jos rekisterinpitäjä ei noudata

asiakkaan oikaisu- tai muuta pyyntöä.

  1. PROFILOINTI JA AUTOMAATTINEN PÄÄTÖKSENTEKO

Rekisterinpitäjä ei tee henkilötietojen pohjalta Asiakkaaseen kohdistuvaa profilointia tai käytä automaattista päätöksentekoa.